På bara några års tid har antalet anställda på Hitachi Energy i Ludvika vuxit från 2500 till 4500 personer. Kommunen har jobbat målmedvetet för att bli så effektiv som möjligt och rationaliserat sina arbetssätt för att möjliggöra företagets expansion. ”Det är en fantastisk möjlighet för Ludvika, men ibland innebär det att vi får lägga rälsen medan vi kör”, säger kommundirektören Maria Skoglund.
Hitachi Energys expansion i Ludvika ställer kommunen inför stora utmaningar men framförallt möjligheter. Erik Odens, kommunens näringslivschef, berättar att i princip samtliga av kommunens områden måste hänga med för att möta utvecklingen.
– Hela kommunen inklusive det befintliga näringslivet i form av små- och medelstora företag påverkas av Hitachi Energys snabba utveckling. För att kommunen ska hänga med har vi haft särskilda arbetsgrupper som fokuserat på bostäder, infrastruktur, skola, kommunens attraktivitetskraft med mera. Alla måste öka samtidigt, säger han.
En avgörande fråga för kommunen har varit förmågan att effektivisera sitt interna arbete. År 2022 hamnade kommunen på plats 279 i Svenskt Näringslivs ranking av kommunernas företagsklimat. Erik Odens berättar att rankingplaceringen blev startskottet för att gå till botten för att reda ut vad det beror på. De senaste två åren har kommunen klättrat i rankingen.
– Vi kollade på de långt hängande frukterna. Bland det första vi gjorde var att fokusera på vår bygg- och miljöverksamhet där det hade funnits vissa problem. Detta ledde till en omorganisering av verksamheten och nya arbetssätt, vilket förbättrat situationen. En annan viktig sak är att kommunalråden tydligt prioriterar näringslivsfrågorna. De är inte minst de små- och medelstora företagen som behöver vår hjälp och rådgivning.
Maria Skoglund, kommundirektör, säger att omorganiseringen var viktig men att det inte är en universallösning för att bli mer effektiv. Det viktiga är att förändra sina arbetssätt.
– Vi anställde därför en verksamhetsutvecklare som kunde hjälpa oss att hitta bra och effektiva arbetssätt, bland annat har vi kollat mycket på vad som kan automatiseras. Idag kan man till exempel i vissa frågor få ett beslut på 2-3 minuter, något som innan automatiseringen kunde ta 2-3 veckor. Det är en viktig insikt att alla beslut inte behöver en mänsklig handläggning av ärendet, säger hon.
– Miljö, bygg och samhällsbyggnad är sådana avdelningar där vi vet att det kommer att rassla in bygglovshandlingar, inte bara från privatpersoner, utan också från företag med ärenden kring om- och tillbyggnationer. Vi visste att vi behövde steppa upp och göra något annorlunda för att skapa bättre förutsättningar för medarbetarna, fortsätter hon.
Hitachis snabba tillväxt i kommunen har inte förvånande lett till en rad positiva förändringar för kommunen, berättar Maria Skoglund.
– Ser man till de statistiska delarna går det mesta vår väg. Här sjunker arbetslösheten medan den ökar i riket och ungdomsarbetslösheten har sjunkit från 15 till 6 procent under de senaste två till tre åren. Sysselsättningsgraden ökar och inflyttningen ökar. Under fjolåret hade Ludvika mest inflyttning i hela Dalarna. En annan positiv bieffekt är att vissa butiker till och med vågar testa ha söndagsöppet på stan.
Hitachi Energy anställer omkring 130 personer i månaden. Det innebär också en utmaning att hitta en fungerande tillvaro om den anställde har medföljande familj, säger Erik Odens.
– Vi har ett utvecklingsbolag tillsammans med Hitachi där vi jobbar med inflyttar- och medflyttarservice. Där kan man få stöd om man kommer utifrån, bland annat att hitta jobb till sin respektive.
– Vi har också startat en IB-skola på gymnasiet, vilket ytterligare bidrar till attraktiviteten för de som kommer från andra länder. Vi har också sedan 2023 en möjlighet för den som vill läsa högstadiet till hälften på engelska. Den möjligheten har blivit populär. Det är stor utmaning att hinna med och utveckla kommunen i den takt som behövs, men det är fantastiskt roligt, avslutar Maria Skoglund.
- Byggenheten har automatiserat hantering av OVK-processen.
- Uppföljningen av de bygglov och anmälningar som saknar slutbesked och riskerar att förfalla sköts numera automatiskt av en robot som bevakar och skickar ut påminnelser till den sökande.
- Användandet av e-tjänster för ansökningar har ökat och frigör tid då ärenden inte behöver registreras manuellt.
- Övergång till e-arkivering effektiviserar processen då man inte längre behöver arkivera manuellt. Och efter Q1 kommer de flesta delarna i arkiveringen kunna automatiseras med hjälp av robotik.
- Handläggningen av bostadsanpassningsbidrag har fått en egen modul med tillhörande robot, vilket effektiviserar och underlättar handläggningen.
- Automatiserade start- och slutbesked har införts med goda resultat för eldstäder, och fler beslut ses över för automatisering.
- Digital post har införts hos Miljö- och bygg, vilket minskar resursanvändning och gör kommunen effektivare.
- Miljöenheten har fått en egen robot som har börjat arbeta och uppgifterna kommer utökas under året.
- Kommunen har effektiviserat efterarbetet för miljöenheten, genom att införa surfplattor där protokollen kan skapas direkt efter en tillsyn och per automatik hamnar i verksamhetssystemet. Med hjälp av kodade mallar där informationen fylls i automatiskt kan protokollen skapas med hjälp av tekniken istället för att inspektören ska skriva detta själv i efterhand.
- I slutet av Q1 kommer det finnas cirka 50 aktiva arbetsuppgifter som sköts av roboten hos Miljö- och bygg.
- Integrationer mot ekonomisystemet kommer att minska den manuella hanteringen av fakturering. Detta är under införande och i slutfas.
- Byggenheten kommer under 2025 att få samma lösning som miljöenheten vid tillsyn, där protokoll upprättas per automatik genom en modul och kodade mallar som kopplas mot verksamhetssystemet.
- Byggenheten har flyttat in handläggningen i sitt nya system där automatiseringar och processerna kan effektiviseras ytterligare.
- Man jobbar idag aktivt med digitalisering dagligen och går igenom processerna och arbetar i iterationer.
- Man jobbar aktivt med att kvalitetssäkra och strukturera data för att förbereda verksamheterna för framtiden.
- En stor analys av Kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen pågår där datakällor kartläggs, datalagring ses över, verksamhetssystem undersöks efter de behov som finns för att kunna konsolidera system och skapa obrutna digitala flöden för att minska ledtider och skapa effektivare processer.