Samverkan både förenklar och förbättrar

Varje år görs många affärer mellan kommunerna i Värmland och näringslivet. Det handlar om både varor och tjänster. Trots att kommunerna i Värmland handlar mer av näringslivet än för 20 år sedan, så är skillnaderna mellan kommunerna stora. I nästintill samtliga kommuner uppgår inköpen till en mindre andel än genomsnittet i landet. 

Offentlig upphandling är tätt sammankopplad med frågan om entreprenader. I Svenskt Näringslivs Företagarpanel efterlyser var tredje företag bättre och mer relevanta krav. Och 40% av de svarande företagen tycker att upphandlingarna borde fokusera mer på kvalitet.

Ingrid Hildén, är Vd på assistansbolaget Awilja Management AB i Säffle och verkar inom vård och omsorg, ett av de områden som ofta läggs ut på entreprenad. Hon berättar att det finns en bristande kunskap hos många kommuner om branschen.

- En kommun lade ut personlig assistans på entreprenad och jag valde att presentera ett anbud. Men processen var verkligen svår och underlaget var ganska bristfälligt. Det verkade som om man egentligen inte visste vad det skulle handla om och beskrivningen blev därefter. Flera gånger fick jag kontakta kommunen och fråga hur det var menat, vilket ledde till att annonsen fick rättas till.

Ingrid berättar att kommunen samtidigt peppade henne att lägga anbud och att de gärna ville ha ett litet lokalt företag, men att de sedan valde ett annat företag på grund av att de hade en bra alkoholpolicy.

- Det var ju såklart väldigt tråkigt. Men det sämsta var ju att det saknas förståelse för vad som har betydelse vid en upphandling i dessa frågor. Samarbete innan är ju angeläget för att kravställan ska bli riktig och att kommunen ska få bästa möjliga tjänst, men också efter att processen är klar. Vid entreprenader i personlig assistans är kommunen ytterst ansvarig och ska vara behjälplig om vi t ex inte har personal, men det fungerar tyvärr inte i alltid, avslutar Ingrid Hildén.

Kjell-Arne Edvinsson driver KA Edvinsson AB och har erfarenhet av upphandling på olika sätt, dels som egen företagare, dels genom andra företag som han har engagemang i. Han håller med om att kommunerna behöver ha bättre kunskap om olika branscher.

- På upphandlingsfunktionen har man kunskap och erfarenhet av upphandling och de lagar och förordningar som styr själva upphandlingsprocessen. Men vad som är brukligt inom resp. bransch har man inte så bra koll på.

Kjell-Arne påpekar också att många kommuner krånglar till upphandlingarna och att det är tungt administrativt för många mindre företag. Något som också undersökningen Företagarpanelen pekar på, där 6 av 10 svarande företag menar att administrationen är så omfattande att man väljer att avstå från att lägga anbud.

- När det gäller t ex direktupphandling så borde det vara enklare. Visst behövs en dokumentation av hur kommunen resonerat men krångla inte till det för mycket, uppmanar Kjell-Arne Edvinsson.

Frågan är då hur förbättringar kan göras som gagnar både kommun och företag. Att prata och lyssna mer på branschen initialt är ett sätt, att ha en bättre uppföljning är ett annat. Genom uppföljning får kommunen/upphandlande enhet koll på om man verkligen får det man betalar för.

- Uppföljningen är bristfällig och till och med obefintlig på många håll. Kommunerna behöver bli mer affärsmässiga eftersom entreprenader och upphandling faktiskt handlar om att göra bra affärer. Möjligheterna kan förstås öka för företagen och då måste kommunerna vara medvetna om hur man skapar och underhåller en affärsmässig relation till sina leverantörer, avslutar Kjell-Arne Edvinsson.