Omtag kring upphandlingsfrågan i Sala: ”Ska vara mer kreativa”

En av kommunerna som har påbörjat ett förändringsarbete inom upphandling är Sala i Västmanland. Det senaste halvåret har de satt frågan om kommunens offentliga upphandlingar på agendan. Något som tydligt efterfrågats av företagen i Sala.

Arminé Kanakanian är upphandlingschef i Sala och tror att företagens låga betyg på frågan påverkas av att upphandling är en komplex affär. Verksamhetens behov ska omställas till krav som ska spegla behoven och även vara kompatibla med lagstiftningen och LOU:s grundprinciper.

– Komplexiteten kan leda till att kommuner formulerar kraven på ett sätt som försvårar för marknadens leverantörer att möta kraven. Lagstiftningens främsta mål är att främja konkurrensen på EU:s marknad, och detta ska göras genom transparenta spelregler för att ge samtliga anbudsgivare samma förutsättningar att vinna affären. Jag upplever däremot att vi i Sverige känner oss hämmade av de spelregler som regleras av LOU samt LUF. Detta gäller både våra upphandlande myndigheter såväl som våra leverantörer. Jag tror att spelreglerna upplevs som hinder då vi har ett starkt rättspatos i Sverige som gör att vi begränsar oss i stället för att använda spelreglerna som de verktyg som de faktiskt är.

För att råda bot på låsningen är ambitionen att i Sala kommun bli mer kreativa, menar Arminé.

– I Sala vill vi tänka nytt och använda spelreglerna för att öka konkurrensen, ge fler leverantörer möjlighet att få leverera till den offentliga sektorn och nyttja möjligheten att genom upphandling påverka vårt samhälle, särskilt utifrån social- och miljömässig hållbarhet.

Ett första steg i arbetet mot en bättre offentlig upphandling i Sala har varit dialoger med företagare följt av uppdaterade interna riktlinjer. Näst på tur står bland annat genomförandet av en spendanalys, utbildning av medarbetare och en anbudsskola till lokala företagare tillsammans med Svenskt Näringsliv.

– Jag upplever att det som många gånger hindrat oss från att annonsera i god tid och i slutändan få till bra avtal har varit en otydlighet i ansvarsfördelningen. Med de nya riktlinjerna får upphandlingsenheten ett större mandat att driva på en upphandling från start till slut. Vi jobbar också numera utifrån en upphandlingsplan som tillåter varje upphandlare att enkelt och tydligt planera sitt arbete. Planen sträcker sig över 18 månader och kommer att publiceras offentligt på kommunens hemsida. Vi tror att genom att dela med oss av vår upphandlingsplan kan intresserade leverantörer också enkelt planera in när det kan vara dags att hålla utkik för en planerad upphandling som de vill lämna anbud på.

En annan parameter som Arminé menar har varit ett stort skäl till kommunens nya prioriteringar, men också en avgörande del i resan framöver är informationen till och dialogen med lokala företagare.

– I Sala jobbar vår näringslivsenhet med att skapa forum för träffar med det lokala näringslivet. Att nyttja den möjligheten att nå ut till våra företagare är något som vi ska ta vara på. Inte minst för att företagarna ska kunna framföra sina synpunkter till oss, men också för att vi också lära känna marknaden och leverantörerna bättre. Jag tror starkt på att skapa forum där företagare och upphandlare träffas utifrån olika teman med syfte att skapa förståelse och belysa möjligheter.

Grannkommunen Västerås stad har nyligen initierat ett projekt där inledningsvis två förvaltningar ska börja arbeta med kategoristyrning. Slutmålet är att spara mellan 10 - 15 procent av det upphandlade värdet årligen – när hela organisationen arbetar kategoristyrt motsvarar det ca 600 miljoner kronor. Kategoristyrning står dock inte på Sala kommuns agenda än.

– I nuläget kommer vi att fokusera på att stärka våra relationer med marknadsaktörerna och utbilda både internt och externt om möjligheterna som finns med LOU, samt att genomföra goda och kreativa affärer. Kategoristyrning kan så småningom bli aktuellt, men först ska vi uppnå våra mål.