E-tjänst lyfter Partilles företagslots

– När Jenny vill starta en restaurang för att servera kall mat behöver hon en massa tillstånd från en massa myndigheter. Det vet vi, ni, Tillväxtverket och alla andra… förutom Jenny. När hon sakta men säkert inser det kan man förstå om hon blir nedslagen. Därför ska det vara lätt att göra rätt i Partille, säger Marieke Wolter.

En del i det arbetet är som i många andra kommuner en lotsfunktion. Men den var känslig för störningar. All dokumentation fanns i excelark och enskilda medarbetares inboxar. Om en person blev sjuk eller slutade riskerade hela processen att falla och orsaka förseningar för företagen.

– Vi ville gå från person till funktion för att kunna kvalitetssäkra lotsfunktionen gentemot företagen, säger Marieke Wolter.

Resultatet blev en digital företagslots. Där får en företagare starta ett ärende, svara på några basala frågor, svara på hur man vill bli kontaktad och kan sedan gå vidare och direkt boka ett möte eller en telefontid i tjänsten. Om man klickar i att man är ute efter mark för foodtruck kan man till och med på en karta klicka i tänkbara platser och dagar man är intresserad av.

– Det är väldigt enkelt för företagen. Man kan i lugn och ro titta i sin kalender och boka tid för ett samtal på en tid som passar en själv, till exempel kväll om man har ett ordinarie jobb där man inte kan komma ifrån på dagen, säger Marieke Wolter.

Kommunen får veta tillräckligt för att kunna förbereda många svar inför mötet. Företaget ser också vem som är handläggare, medan handläggaren ser info om företaget som hämtas från Bolagsverket, Skatteverket med mer.

För att ge tjänsten legitimitet har det varit viktigt att den ska förenkla för både kommun och företag.

– Många tjänster utvecklas ur ett kommunperspektiv, men blir knepigt för företagen. Eller också utvecklar man ur ett företagarperspektiv, men det blir omständligt för handläggarna. Här har vi varit noga med att utveckla tjänsten ur båda perspektiven för att förenkla för alla, säger Marieke Wolter.

Digital väg till det mänskliga mötet

Marieke Wolter är tydlig med att den nya e-tjänsten inte är ett steg bort från möjligheten att få prata med en människa när man tar kontakt med kommunen.

– Absolut inte, precis tvärtom! Det handlar inte om att plocka bort telefonsamtalet, utan om att företagaren ska kunna bestämma när och hur man vill ha kontakt med oss. Vill man träffas, prata i telefon, maila? När passar dig? Det är mänsklig kontakt, men på företagarens villkor, inte på kommunens, säger Marieke Wolter.

– Verksamt.se har varit en förebild för oss. Skillnaden är att på verksamt.se får du inte prata med någon. Det är jättebra för väldigt mycket, men det leder inte fram till dialog med kommunen, konstaterar Marieke Wolter.

Från dialog till åtgärd

Just dialog mellan kommun och företag är någonting som lyfts fram även från politiken.

– Vi är lyhörda mot vad företagen upplever för utmaningar och vad vi praktiskt behöver göra. Vi fokuserar väldigt mycket på att systematiskt lyssna och åtgärda, säger Marith Hesse, kommunstyrelsens ordförande i Partille.

Bland annat arrangerar kommunen fyra gånger per år en näringslivslunch med alla företagarföreningar, representanter för företagsnoder (såsom tillverkande företag i en tätort) och BID-representanter. Frågeställningar som lyfts hanteras med tre frågor:

• Vad ska vi göra?
• När ska vi göra det?
• Vem ska göra det?

– Vi har företag som avsätter tid för att träffa oss. Det är värt otroligt mycket och vi försöker återgälda det med konkret handling, där bättre och snabbare service är ett viktigt område för att alla företag ska känna sig välkomna i vår kommun, säger Marith Hesse.