E-faktura har börjat gälla

Den 1 april 2019 träder den nya e-fakturalagen i kraft. Det innebär att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka en e-faktura enligt en europeisk standard om de ska få betalt. Vidare måste såväl myndigheter som kommuner, landsting, och regioner liksom flertalet av deras bolag kunna ta emot denna typ av faktura.

Den nya lagen gäller alla upphandlingar som påbörjats efter den 1 april, även direktupphandlingar. Lagen gäller inte retroaktivt, vilket innebär att det inte är obligatoriskt att använda sig av den europeiska standarden vid utfärdandet av fakturor till följd av offentliga upphandlingar som påbörjats innan den 1 april.

Om parterna har avtalat om en annan e-fakturastandard (exempelvis Svefaktura) kan leverantören fortsätta skicka fakturor enligt den avtalade standarden. Det är däremot inte tillåtet att använda sig av en pdf-faktura. En sådan faktura lever inte upp till lagens krav.

Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) har föreslagit att upphandlande myndigheter och enheter ska vara skyldiga att tillhandahålla en avgiftsfri fakturaportal som ska kunna användas av företag som saknar eget systemstöd för e-fakturering. DIGG.s förslag innebär att offentliga aktörer ska ha en sådan fakturaportal på plats senast den 1 oktober 2019.

Förslaget innebär att reglerna om krav på elektronisk fakturahantering enligt den europeiska standarden kommer att gälla under perioden 1 april till den 1 oktober 2019 utan att det samtidigt finns krav på offentliga aktörer att dessa ska tillhandahålla en avgiftsfri fakturaportal för leverantörer.

– Svenskt Näringsliv är positiv till en övergång till e-fakturering. Det är miljövänligt, tidsbesparande för bägge parter med lägre administrativa kostnader som följd och ger beställaren bättre förutsättningar att matcha fakturorna mot avtalen, vilket i sin tur ökar möjligheten att följa upp att man fått det man beställt, säger Birgitta Laurent, expert på upphandlingsfrågor.

DIGG förespråkar en mjuk övergång där köpare och säljare i första hand använder sig av dialog i de fall leverantören inte har utfärdat en korrekt faktura. Det förutsätts också att myndigheten kan tillhandahålla stöd i form av information och alternativ för fakturering. Ett föreläggande och i förlängningen ett vite bör enligt DIGG vara en sista åtgärd.

– Det är bra att DIGG rekommenderar dialog om en leverantör inte uppfyller kraven i e-fakturalagen. Mot bakgrund av att kravet på fakturaportal träder i kraft först den 1 oktober utgår vi ifrån att myndigheterna inte kommer att använda sig av vitesföreläggande innan dess, om förslaget antas, säger Birgitta Laurent.