Kravet på rätt titel kostade sju miljoner extra

Bland talarna fanns Carin Stoeckmann, vd för Byggmästarn i Skåne, som har handskats med upphandlingar ända sedan 1990-tatet. I sitt anförande pekade hon ut flera problem i upphandlingsprocesserna. Ett av dem är de ”trubbiga” kraven som ställs för att säkerställa leverantörens kvalifikationer.

– Vi hade ett exempel på ett anbud 2012 då vi presenterade en duktig projektchef som nyligen hade lämnat sin tjänst som projektchef efter 28 års erfarenhet. Bara för att han inte längre hade rollen som platschef sänktes hans poäng i utvärderingen. Det slutade med att upphandlaren i stället valde att betala sju miljoner kronor mer till en annan entreprenör, säger Stoeckmann.

Hur motiverat var det för Stockholms landsting att lägga hiskeliga miljarder skattepengar på megaprojektet Nya Karolinska när det bara fanns en leverantör på anbudslistan? Eller hur kan en kommun jämföra priset för städtjänst på dagtid med en personalfest, när den ena utförs regelbundet och den andra någon gång per år?

Den här typen av frågor kring det svenska upphandlingssystemet är som botten av ett isberg – de hamnar djupt under ytan i den offentliga debatten. Detta gör det dock icke desto mindre relevant för skattebetalarna eftersom inköpen för upphandlingar landar på hela 680 miljarder kronor per år, vilket motsvarar omkring en sjättedel av BNP.

För att lyfta dessa frågor till ytan valde Svenskt Näringsliv att på fredagen hålla ett seminarium, där inköpare och företagare kunde lufta sina tankar om utmaningarna vid offentlig upphandling. Faktumet att eventet var fullbokat redan en och en halv månad före utsatt tid, säger mycket om intresset för dessa frågor.

Carin Stoeckmann berättade att stelbentheten i upphandlingar flera gånger har gjort att hon avstått från att lämna anbud till upphandlare.

Samtidigt har Erik Olsson, advokat på Advokatfirman KahnPedersen, som utifrån ett juridiskt perspektiv har granskat flera upphandlingsprocesser, stött på liknande fall hos andra leverantörer. Han tror att alla dessa påbud om vad som ”skall” uppfyllas, så kallade skallkrav, stänger ute många leverantörer för att ens försöka lämna anbud.

– Låt bli skallkraven om du vill ha en ärlig konversation med leverantören, säger han.

Även Sebastian Nordgren, inköpschef på Nacka kommun, som sitter på upphandlarsidan, tycker att dagens upphandlingsprocesser behöver förbättras. För att göra det måste upphandlaren höja blicken och verkligen förstå vad som efterfrågas, enligt Nordgren.

– Vi upphandlare måste våga erkänna att vi inte är världsbäst på att köpa in alla produkter och tjänster. Om vi vill få in fler anbud för exempelvis ett it-system eller ett HBV-hem måste vi fråga oss: vad är det organisationen, och i slutändan medborgaren, faktiskt vill ha? För att göra det måste vi föra en dialog med marknaden, lära oss affärslogiken och ha järnkoll på vilka priser som gäller, säger han.

När detta har fastställts går man vidare till nästa viktiga steg: Att säkerställa balansen mellan kvalitet och pris, vilket i slutändan mynnar ut till bästa pris. En förbättring av upphandlingsprocessen är värd att kämpa för. Det är bra för inköpare, leverantör och i förlängningen bra för skattebetalarna, menar Nordgren.