Orimliga krav på raka päron i upphandlingar

Fruktleveransen Sverige lämnar regelbundet anbud på offentliga upphandlingar. Idag levererar de fruktkorgar på prenumeration till både privata företag och offentliga kunder i Stockholmsområdet. Allt oftare stöter företaget på underliga krav, som många gånger krockar med varandra, i offentliga upphandlingar. Kraven gäller allt från hur frukten ser ut och leveranstider till omfattande miljökrav. Dessa krav gör att leverantörerna blir allt mer ointresserade av att lämna anbud.

– När de upphandlande myndigheterna ställer idiotiska krav i sina upphandlingar så tar det bort viljan att lämna anbud. Som företagare ifrågasätter man varför vi lägga ner tid på att lämna anbud när det är slumpen som avgör vilken leverantör som vinner, säger Lars Reinius, vd på Fruktleveransen Sverige.

Han nämner en upphandling där alla leverantörer skulle lämna två referenser i sina anbud. Referenserna skulle kontaktas av den upphandlande myndigheten under ett par specifika dagar. Det var omöjligt för företagen att kräva att referenserna skulle vara 100 procent tillgängliga under dessa dagar. Resultatet blev att av de leverantörer som hade lämnat anbud så var det endast Fruktleveransens referenser som var tillgängliga och svarade när myndigheten ringde. Detta gjorde att alla andra anbud diskvalificerades och Fruktleveransen vann utan att ha lägst pris.

Prisdrivande krav

Ett annat exempel på ett underligt krav är att offentlig sektor ställer krav på att frukten ska vara klass 1-märkt. Frukten i denna märkning är den dyraste. Det här kravet kan ifrågasättas eftersom det inte har med färskhet och smak att göra. Frukten i denna kategori får inte vara sneda päron eller lite skeva äpplen. Framför allt får frukten inte avvika i storlek med mer än +/- 5 millimeter.

I tider när det pratas allt mer om matsvinn och livsmedelsbutiker uppmanar kunderna att köpa frukt och grönsaker som avviker i formen, men som smakmässigt inte har några fel, så tycker Fruktleveransen Sverige att det är underligt att offentlig sektor går åt helt motsatt håll. Inga av företagets privata kunder ställer kravet. Lars Reinius frågar sig varför offentligt anställda inte kan äta frukten om ett av äpplena är 10 mm större än det andra i samma korg eller ett päron med lite sned form.

– Det är häpnadsväckande att kraven skiljer så mycket mellan privata och offentliga kunder. Jag som skattebetalare är frågande till varför de offentliga beställarna inte tänker mer kostnadseffektivt. Kan de bara åka första klass på flyget också? Den stora skillnaden mellan de olika klassificeringarna har ju inget med färskheten och smaken att göra, utan reglerar bara fruktens utseende, säger Lars Reinius, vd på Fruktleveransen Sverige.

Höga miljökrav

Ett område där kraven har ökat mycket under de senaste åren är miljö. Idag innehåller upphandlingarna ofta flera sidor med olika miljökrav, exempelvis att 30 procent av bränslet ska vara återvunnet och att förarna ska vara utbildade i eco-drivning.

När sedan leverantören har sett till att den uppfyller alla miljökrav så kan upphandlingen innehålla krav som krockar med miljökraven. Ett exempel är upphandlande myndigheter som kräver att frukten ska levereras till alla avlämningspunkter mellan 8-10 på måndag morgon med böter om det missas. Det blir svårt för leverantörerna att klara av kravet när myndighet har omkring 100 avlämningspunkter runt om i Stockholm. Om företaget ska klara av att leverera frukten till samtliga adresser på två timmar så behöver de fem gånger fler lastbilar än om de fick möjlighet att leverera under en hel dag.

– Det är inte logiskt att leverantören bara får ett par timmar på sig och därmed måste mångdubbla utsläppen jämfört med om leveransen hade fått ske under kontorstid. Förstår inte de upphandlade myndigheterna att kravet går emot deras miljökrav?, säger Lars Reinius, vd på Fruktleveransen Sverige.

Andra orimliga krav

En annan upphandlande myndighet sa att priset på frukten som anges i anbudet får justeras utifrån Statistiska centralbyråns konsumentprisindex för livsmedel. Lars Reinius frågade varför myndigheten inte gick efter underkategorin frukt istället för kategorin livsmedel. Svaret han fick var att priset på frukt hade ökat så mycket att myndigheten tyckte att det blev för dyrt. Det betyder att om det blir straffskatt på kött så gynnar det leverantörerna men sjunker priset på margarin kan fruktkorgen bli olönsam.

Det blir allt vanligare att upphandlande myndigheter kräver att leverantörerna kontrollerar sina underleverantörer. Men för Fruktleveransen Sverige straffade det sig i en upphandling.

– En stor offentlig köpare, som har varit i stora skandaler under det senaste året, diskvalificerade oss för att vi i vår kvalitetsprocess beskrev att vi utvärderade underleverantörer. De drog slutsatsen att vi avsåg att lägga ut leveransen på entreprenad. Att vi utvärderar leverantörer när vi exempelvis köper bilar och energi ville de inte förstå och ansåg att vinnaren av upphandlingen minsann hade egna bilar och energi. Vi lärde oss att man inte ska argumentera med idioter – de drar ner en till sin nivå och spöar dig med erfarenhet, säger Lars Reinius, vd på Fruktleveransen Sverige.

Hoppas på bättring

Inför kommande upphandlingar hoppas Lars Reinius på en förändring. Han vill att de upphandlande myndigheterna ser över vilka krav de ställer och att de blir mer medvetna om hur deras olika krav påverkar priset i anbuden.

– Vi och kollegorna i branschen har börjat tröttna på hur kraven ställs och att de upphandlande myndigheternas brist på kompetens. Om inte situationen blir bättre kommer allt fler företag att sluta lämna anbud, säger Lars Reinius, vd på Fruktleveransen Sverige.