Så blir upphandlingen en lyckad affär

Ett nödvändigt ingångsvärde inför en ny upphandling är att ha kunskap om inköpshistoriken. Vem i organisationen gjorde tidigare inköp, vad var det som köptes in, för hur mycket, från vilken leverantör och gjordes köpet inom eller utanför gällande avtal.

Att regelbundet genomföra kontroller av hur pengarna spenderas i organisationen borde vara en självklarhet för en myndighet som vill ha koll på läget. Ett sätt att skaffa sig sådan fakta är att myndigheten investerar i ett löpande spendanalysverktyg.

Andra grundförutsättningar för goda affärer är att det inom myndigheten finns en aktuell inköpspolicy, uppdaterade inköpsplaner och inköpsrutiner som är kända för alla i organisationen. Vidare är det viktigt med nyckeltal för inköp liksom IT- och HR-stöd. Först när dessa fundament är på plats har myndigheten tillräckligt goda förutsättningar för att på ett strategiskt sätt börja jobba med inköp och det görs då lämpligen genom att man börjar arbeta kategoristyrt.

Kategoristyrning innebär att organisationens spend, dvs. det som spenderas på varor, tjänster och byggentreprenader delas upp i grupper, ofta beroende på vilken funktion de har. En kommun skulle exempelvis kunna besluta sig för att alla livsmedelsinköp ska ligga under kategorin livsmedel. Till kategorin kopplas ett tvärfunktionellt team som ska ha goda kunskaper om de varor som ingår i kategorin. I detta fall skulle teamet bland annat kunna bestå av en upphandlare, en kostchef, en person som är bra på logistik osv.

Det tvärfunktionella teamet har ansvaret för insamling av information från tidigare upphandlingar liksom insamling av marknads- och leverantörsrelaterad data, allt för att så bra så möjligt förstå hur marknaden fungerar. Inför en ny upphandling ska teamet också kartlägga vad som ska köpas in. Det är då viktigt att teamet har förmågan att skilja på behov och önskemål. Via intern dialog ska teamet också samla in erfarenheter från tidigare kundrelationer.

Om teamet har tillgång till tidigare års inköpshistorik för den aktuella kategorin kan myndigheten i upphandlingsdokumenten ge leverantörerna rätt förutsättningar. Utan denna kunskap är det svårt för leverantörerna att veta vad som förväntas av dem och gör det därför svårt att lägga ett konkurrenskraftigt anbud. Det är också viktigt att teamet känner ansvaret för att överlämningen mellan en tidigare och en ny leverantör fungerar så bra som möjligt.

Under avtalsperioden ligger det bland annat inom teamets ansvar att följa upp leverantörernas prestationer och börja jobba med ständiga förbättringar i förhållande till leverantörerna.

Att arbeta med inköp på detta strategiska sätt innebär i förlängningen att offentlig upphandling kan användas som ett verktyg för verksamhetsutveckling.

I dagspressen figurerar det dagligen exempel på ifrågasatta upphandlingar. Senaste i raden är de fem regionernas inköp av förbrukningsmateriel. Svenskt Näringsliv vill understryka att upphandlingslagarna inte är ett hinder för goda affärer som säkerställer varor, tjänster och byggentreprenader av bra kvalitet till rätt pris. Det stora problemet är istället ett bristande ledarskap som inte klarar av att organisera förvaltningen utifrån inköpsbehovet.

Vi är övertygade om att nyckeln till goda affärer är en inköpsmogen organisation. Genom att satsa på inköpsmognad kan myndigheten både säkerställa kvalitet, leveranssäkerhet och hämta hem besparingar, i runda slängar 10-15 procent av det totala värdet av offentlig upphandling eller 70-100 miljarder kronor.

Lär dig mer om inköpsmognad på vår hemsida, www.upphandlingsmyndigheten.se eller på www.silf.se