Stor besparingspotential för kommuner med effektiva arbetsmetoder

På seminariet ”Så kan mer värde för skattepengarna skapas – erfarenheter från två duktiga kommuner” som Svenskt Näringsliv anordnade nyligen konstaterades att kommunerna står inför en stor finansiell utmaning. Dels på grund av inflationen dels på grund av den långsiktiga demografiska utmaningen som betyder att färre personer i framtiden kommer att behöva försörja fler.

Anders Morin, välfärdsansvarig, pekar på att den ökande demografiska obalansen är så pass allvarlig att år 2050 kommer en arbetsför person nästan behöva försörja en hel person i icke arbetsför ålder.

Det betyder att kommunerna måste lära sig att använda skattemedlen mer effektivt för att undvika skattehöjningar och arbetskraftsbrist. På seminariet lade man särskild fokus på äldreomsorgen och skolan som är en betydande del i det kommunala välfärdsuppdraget.

– Det är ett hårt finansiellt tryck på kommunerna de kommande åren och det betyder att de måste hitta sätt att få ut en större nytta av skattepengarna. Visst är det viktigt med resurser, men det är ännu viktigare att lära sig att använda dem effektivt, sade Anders Morin.

En modell för jämförelse

För att hjälpa kommunerna i sitt arbete med att effektivisera verksamheterna har Svenskt Näringsliv tagit fram en jämförelsemodell för hur en kommun presterar i förhållande till sina strukturella förutsättningar.

I den modellen är det angeläget för kommunen att nå såväl ett bättre resultat som en lägre kostnad än förväntat, det vill säga jämfört med det resultat och den kostnad som kommunen skulle ha haft om den presterar på genomsnittlig nivå givet sina strukturella förutsättningar.

– Det finns ett antal kommuner som klarar av det. Då menar vi att andra kommuner kan lära sig och åstadkomma lika bra resultat som de här fördömeskommunerna, sade Anders Morin.

Besparingspotentialen är cirka tio procent, eller i storleksordningen 40 miljarder kronor på riksnivå för alla kommunala välfärdsverksamheter sammantaget.

– Det är goda nyheter till pressade kommuner. Då finns det en bra besparingspotential och möjlighet till att kunna jobba på ett effektivare sätt, fortsatte Anders Morin.

Låga kostnader för äldreomsorgen i Helsingborg

Lars Thunberg, kommunalråd och ordförande i vård-och omsorgsnämnden i Helsingborg, och Marie Truedsson, bildningsdirektör för sektorn Lärande och Bildning i Sundbyberg, var inbjudna till seminariet för att berätta om hur deras kommuner arbetar med kvalitet och effektivitet.

Gemensamt för de båda kommunerna är att de presterar en hög kvalitet till en jämförelsevis låg kostnad.

Lars Thunberg redogjorde för hur Helsingborgs kommun arbetade med att hålla nere kostnaderna inom äldreomsorgen. Trots att kommunen har gjort stora satsningar på välfärden, och inte minst på äldreomsorgen, har man lyckats med det.

Ett effektivt verktyg i det arbetet är att jämföra sig mot andra kommuner och att dela med sig av erfarenheter. En annan nyckelfaktor för att hålla nere kostnaderna inom vårdboendesektorn är att införa en kostnadseffektiv storlek på enheterna och snabb inflyttning av boende, berättade Lars Thunberg.

– Vi har i praktiken 100 procent beläggning på alla våra vårdboenden. Det får ett stort avtryck på kostnaderna och ökar effektiviteten avsevärt.

Även rätt bemanning på de olika verksamheterna är viktigt.

– Det är nere på schemanivå detta löses eftersom en optimal bemanning bidrar till att skapa effektiva arbetspass.

Från politikens håll försöker man heller inte detaljstyra verksamheterna samtidigt som man försöker att inte sätta upp för många mål att styra efter.

– Vi styr efter att antal mindre men viktiga mål. Det blir mer hanterbart. Enheterna får en stor frihet vilket har visat sig vara ett framgångsrikt sätt att använda resurserna mer effektivt. Vi kallar det tillitsstyrning, berättade Lars Thunberg.

Som bonus för de äldre har Helsingborgs kommun också satsat på ett koncept man kallar Ung Omsorg där ungdomar i åldern 15–19 år gör olika saker med de äldre.

– Det har varit väldigt uppskattat. Det kan vara att läsa högt för de äldre, att gå ut på en promenad eller ordna tävlingar och leka, sjunga eller spela musik.

Inte självklart med ansvarsfrihet

För Marie Truedsson på Sundbybergs kommun handlar det mesta i arbetslivet om kvalitetsutveckling. Hon ansvarar för det arbetet och rapporterar till två skolnämnder som tillsammans omsätter ungefär 1,4 miljarder kronor.

Så vad har gjort Sundbybergs kommun duktiga på att driva en effektiv skola?

Marie Truedsson berättade att ett mycket viktigt led i den processen har varit att ta fram en vision. Den har mejslats fram med hjälp av alla kommunens kuggar från hela styrkedjan.

Sundbybergs vision innehåller meningar som; ”vi skapar förutsättningar för Sundbybergs framtid där våra barn och unga är bärare av kunskapen för nästa generations behov” och ”forskning och kvalitet är grunden för vårt systematiska och långsiktiga arbete”.

– Vi har jobbat med olika fokusgrupper som inkluderat allt från vaktmästaren på en skola till vår ordförande i nämnden och alla däremellan. Vi är väldigt noga med att koppla allt vårt arbete till visionen. Det är vår ledstjärna och har gett väldigt mycket kraft i organisation, menade Marie Truedsson.

Men Sundbyberg ställer också krav på sina rektorer. De måste klara av ekonomin och kostnadskontrollen. Annars blir det åtgärder.

– Vi har en tydlig styrmodell med en konsekvenstrappa för våra rektorer. Om de inte har en ekonomi i balans försöker vi först hjälpa till, men när det gått så långt att de inte klarar det är det inte självklart att de ska få det vi kallar för ansvarsfrihet.

– Men varje rektor har både en kvalitetsstrategi och en controller kopplad till sin verksamhet. De har vi månatliga avstämningar med för att stödja rektorerna i deras uppföljnings- och ekonomiarbetet, fortsatte Marie Truedsson.

Kvalitetsuppföljningsarbetet i Sundbyberg sker också över hela verksamhetsåret.

– Vi påbörjar verksamhetsåret med resultatdialoger där vi följer upp meritvärde och måluppfyllelsegraden. Här diskuterar vi även ekonomin, de nationella proven och identifierar avvikelser i siffrorna. Vi försöker arbeta så mycket som möjligt i dialogform och undvika rapporter

– Därefter kommer vi in på kvalitetsobservationer ute på fältet. Det är verkligen observationer och vi gör dem både fysiskt och digitalt, fortsätter Marie Truedsson.

Det finns utrymme

På den efterföljande frågestunden på seminariet fick Ander Morin bland annat frågan hur kommunerna ska tänka nu – när de står inför en stor ekonomisk utmaning. Både Helsingborgs och Sundbybergs exempel bygger på ett långsiktigt arbete. Finns det inte en risk med att gå in och börja omstrukturera och skära ned i det läget?

– Visst, och man måste hela tiden vara varsam med kvaliteten och det kan finnas målkonflikter. Men att värna kärnverksamheten och skala av de projekt som inte är direkt nödvändiga går att göra. Sen tror jag att det finns utrymme för vissa neddragningar utan att det går ut över kvaliteten. Man får helt enkelt gå igenom hela kostnadsmassan väldigt noga.

– Jag tror också att man ska komma ihåg att det är framför allt är 2023 och 2024 som är riktigt besvärliga år. Enligt SKR blir 2025 betydligt bättre med ett positivt netto totalt sett för kommunerna, fortsatte Anders Morin.