Myndighetskontroller är centralt – att ändra praxis är någonting helt annat

Bolagsverket är en av de myndigheter som har fått ett ökat ansvar för att stärka det brottsförebyggande arbetet. Dessutom ska Bolagsverket arbeta för att motverka att felaktiga uppgifter registreras. Det är viktigt att de uppgifter som Bolagsverket har i sina register är korrekta och det är bra att Bolagsverkets kontrollerande roll stärks. För att upptäcka och förebygga brottslighet bör proportionerliga, riskbaserade åtgärder och riktade myndighetskontroller prioriteras framför åtgärder som försämrar de generella förutsättningarna för företagarkollektivet som helhet. För att kontrollerna ska vara effektiva och bidra till att upptäcka och förebygga oegentligheter och ekonomisk brottslighet på ett tidigt stadium bör de baseras på de riskindikatorer som myndigheten har kännedom om genom ingivna handlingar, uppgifter i myndighetens register eller upplysningar från andra myndigheter. Det är också centralt att kontrollverksamheten organiseras så att man undviker onödig belastning och administrativa kostnader för seriösa företagare. Att Bolagsverket rutiner ska vara kostnadseffektiva och enkla för medborgare och företag framgår också av myndighetens instruktion.

Efter årsskiftet har Bolagsverket i några uppmärksammande ärenden ändrat inställning till vilken dokumentation som ska krävas för att registrera vissa bolagsstämmobeslut. Baserat på information som framgått på Bolagsverkets hemsida kan ett aktieägarbeslut fattas utan att en bolagsstämma hålls, om samtliga aktieägare är överens (det vill säga beslut kan fattas per capsulam). Detta förutsätter, förutom att samtliga aktieägare är överens, att representanter för samtliga aktieägare skriver under protokollet. Förfarandet med aktieägarbeslut per capsulam är väl etablerat och används ofta, inte minst i ärenden där aktieägarnas beslut formaliserar redan överenskomna åtgärder. Det är ett praktiskt tillvägagångssätt och eftersom samtliga aktieägare måste vara överens finns det inte någon risk att någon aktieägares intresse förbises. Om en aktieägare är tveksam och inte vill skriva under dokumentationen måste en stämma hållas. Tillvägagångssättet förekommer ofta i små och medelstora företag och används för många olika typer av beslut.

Trots denna väl etablerade praxis har Bolagsverket i de aktuella ärendena ändrat sin syn på aktieägarbeslut per capsulam på så sätt att tillvägagångssättet nu endast accepteras vid ”enkla” aktieägarbeslut i företag med högst tre aktieägare. Det är inte orimligt att betrakta detta nya synsätt mot bakgrund av att Bolagsverkets kontrollerande roll har stärkts och myndighetens uppgift att säkerställa att registrerade uppgifter är korrekta. Problemet är att praxisändringen saknar brottsförebyggande verkan. Det är också svårt att förstå på vilket sätt förändringen kan höja kvaliteten på registeruppgifterna. Dessutom finns det inte något skyddsintresse i dessa situationer eftersom samtliga aktieägare måste vara överens (vilket är ett krav). När förutsättningarna för registrering hos Bolagsverket ändras från en dag till en annan, utan förutsebarhet eller föregående information, uppstår stora konsekvenser för verksamheten i många bolag. Den nya praxisen får en retroaktiv effekt som innebär att beslut som redan fattats – enligt det av Bolagsverket anvisade förfarandet – nu behöver tas på nytt på en bolagsstämma. Effekten blir stora praktiska problem för verksamheten i form av bland annat försenade och i värsta fall uteblivna transaktioner, ökade kostnader och onödigt administrativt krångel.

Som nämnts ovan anser vi att det är bra att proportionerliga, riskbaserade åtgärder och riktade myndighetskontroller prioriteras för att upptäcka och förebygga brottslighet. Bolagsverkets praxisändring när det gäller aktieägarbeslut per capsulam kan dock inte anses utgöra en förbättring av kontrollerna och har dessutom vare sig brottsförebyggande eller kvalitetshöjande effekt. Att Bolagsverkets ändrade praxis på ett omotiverat sätt medför en stor ökning av den administrativa bördan för företag står dock helt klart.